Pilot's: Do en don'ts

Een pilot is een instrument om in korte tijd en tegen beperkte kosten ervaring op te doen met een nieuwe applicatie of een andere manier van werken. In dit artikel ga ik in op wat een pilot een goede pilot maakt en waar je aan kunt denken wanneer je zelf een pilot wilt starten.

Wat is het doel van de pilot?

De allerbelangrijkste vraag bij het starten van een pilot is 'Wat is het doel van de pilot'. Hierbij zijn doelen als `Ervaring opdoen met telemedicine` of 'Kijken wat voor mogelijkheden Telerevalidatie.nl biedt' te algemene doelen. Hoe specifieker het gekozen doel is, hoe gerichter de pilot georganiseerd en uitgevoerd kan worden. Een doel als `Onderzoeken of Telerevalidatie.nl kan helpen bij het aanbieden van aanvullende oefenmogelijkheden in het weekend voor patiënten die in de kliniek liggen`, vertaald zich al heel snel in concrete actiepunten. Dit is handig voor de focus van behandelaren en succescriteria voor het evalueren van een pilot. Voordat de pilot start hier tijd in investeren door dit goed te definiëren, verdient zich dubbel en dwars terug. Door bij de start een duidelijk doel en succescriteria te hebben, maakt een eindevaluatie een stuk eenvoudiger en objectiever.

Looptijd van een pilot

Een pilot moet niet te lang duren. Goede focus houden op de doelstellingen van de pilot vraagt energie en bij een langere pilot is de kans dat dit verwatert groot. Als er geen concrete deadlines in de nabije toekomst zijn, is het ook makkelijker om andere, meer urgente taken voor te laten gaan waardoor de pilot zelf niet verder komt. Er gaat dan wel tijd voorbij maar het einddoel komt niet dichterbij. Zeker wanneer behandelaren aan meerdere projecten tegelijkertijd meewerken is de aandacht vaak dun verspreid. Hierdoor wordt er vaak maar weinig resultaat geboekt.

Een langdurige pilot vraagt ook meer inzet van uren en materiaal. Hoe langer een pilot duurt, des te kostbaarder deze is voor een organisatie. Dit terwijl een langere pilot niet automatisch tot betere of volledige resultaten zal leiden. Te kort is echter ook niet verstandig. Behandelaren moeten de tijd hebben om met patiënten aan de slag te gaan en het gebruiken tijdens de behandeling.

Er is geen gouden regel over hoelang een pilot exact moet zijn. De lengte wordt beïnvloed door de doelen die uw organisatie voor zichzelf stelt. Veelvoorkomende tijdsduur voor een pilot is tussen 4 en 12 weken. Er zijn maar weinig situaties waarin een pilot langer dan drie maanden echt toegevoegde waarde heeft.

Omvang van een pilot

Wie doet er mee aan een pilot? Maak je hem heel breed door direct een heel behandelteam of locatie mee te laten doen, of juist heel smal door maar een handvol behandelaren te vragen? Ook dit hangt af van de doelstelling van uw organisatie. Zeker in multidisciplinaire teams waarin men onderling goed op de hoogte is van elkaars werkzaamheden kan een pilot kleiner opgezet worden. In deze situatie zijn maar 2 of 3 vertegenwoordigers van elk specialisme voldoende. Dit houdt de pilot overzichtelijk en maakt periodiek overleggen met alle betrokkenen een stuk eenvoudiger.

De hoeveelheid patiënten die je wilt includeren hangt sterk af van de diversiteit van de doelgroep van patiënten die je kiest. In de pilot wil je een volledig beeld krijgen van hoe de behandeling zou lopen met Telerevalidatie.nl. Dan is het goed om de verschillende variaties in de doelgroep zo goed mogelijk aan bod te laten komen. Als de doelgroep heel homogeen is, zijn 3 of 4 actieve patiënten per behandelaar voldoende om een goed beeld te krijgen. Bij een heterogene doelgroep is een groter aantal patiënten per behandelaar wenselijk.

Organisatie van een pilot

De voorbereidingen en de uitvoering van de pilot is te omschrijven als een project. Er zit een vaste begin- en einddatum aan. Om dit in goede banen te leiden kun je een projectteam samenstellen en een projectleider aanwijzen. Dit projectteam kan bestaan uit alle betrokken behandelaren, maar dit hoeft niet. In een projectteam moeten vooral alle verschillende disciplines vertegenwoordigd zijn zodat er beslissingen genomen kunnen worden. Hierbij geldt: Maak je projectgroep zo groot als nodig, maar niet groter dan dat. Verder is het verstandig om één persoon als projectleider aan te stellen die de pilot trekt. Deze is samen met het projectteam verantwoordelijk voor het uitvoeren van de pilot.

Bijsturen tijdens de pilot

Een pilot is geen Randomized Controlled Trial (RCT), er mag tussentijds bijgestuurd worden. Het is aangeraden bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks 30 min. overleg te hebben met het projectteam. Hierdoor komen problemen en uitdagingen al snel naar voren waar actie op ondernomen kan worden. Zeker net na de start van een pilot zullen er aanloopproblemen zijn of situaties voorkomen die niet geanticipeerd waren. Door dit snel op te pakken blijft de vaart erin en kan de pilot doorlopen. Het is slim om dit soort ervaringen vast te leggen in een Lesssons learned document. Dit is een document waarin je inzichten en ervaringen over wat er wel en juist niet goed werkt kunt registreren. Tijdens de evaluatie en een eventuele bredere implementatie kun je hier gebruik van maken.

Afsluiting

Ik wens u veel succes bij het ontwerpen én uitvoeren van uw pilot. Als u nog vragen hebt of graag wilt dat wij meedenken bij het opzetten van een pilot binnen uw organisatie kunt u contact met mij opnemen via m.vandorp@jcgroep.nl.


Vraag een gratis demo account aan

Vraag aan